AENC helpt u graag om optimaal gebruik te maken van Microsoft Teams

* Vrijblijvend en binnen 8 werkuur een reactie

U kunt in Microsoft Teams alles wat u nodig heeft voor een vergadering op één plek verzamelen. Bij de planning kunt u de chatfunctie gebruiken om de agenda, voorbereidende documenten en andere gespreksonderwerpen toe te voegen. De deelnemers hoeven dus niet langer hun e-mail door te spitten op zoek naar vergadernotities, want alles staat op één plek.

Vervolgens kunt u tijdens de vergadering iedereen bij de les houden door video in te schakelen, de achtergrond te vervagen en live ondertiteling te gebruiken. Bovendien kunt u samenwerken aan Office 365 documenten en ideeën via het digitale whiteboard.

Na de vergadering zijn alle materialen, waaronder opnamen, actiepunten en vergadernotities, beschikbaar in de chat, zodat uw team het gesprek kan voortzetten en kan samenwerken aan de onderwerpen die aan bod kwamen. Dat betekent dat iedereen op de hoogte is en de beschikking heeft over het materiaal dat tijdens de vergadering is ontwikkeld of weergegeven.

Download de Microsoft Teams snelcursus

Online live evenementen maken

Microsoft Teams biedt ook de mogelijkheid om grotere live vergaderingen te organiseren, zoals bijeenkomsten met het management, marketingwebinars, lancerings- en trainingsevenementen. Met live evenementen van Microsoft Teams kunt u vergaderen met en presentaties geven voor maximaal 10.000 deelnemers binnen of buiten de organisatie.

Apps en bots gebruiken

Met apps kunt u nog meer doen in Microsoft Teams. Denk aan tools, bestanden en dashboards, die uw organisatie al gebruikt. Veel daarvan kunnen worden toegevoegd aan Microsoft Teams. U kunt de apps en benodigde bots zowel in chats als in kanalen gebruiken, zodat u over alle relevante informatie en tools beschikt die u nodig heeft om zo efficiënt mogelijk te werken.

Hieronder een paar interessante apps en bots. Ga naar de sectie Apps in Teams om er nog meer te ontdekken. Er worden dagelijks nieuwe apps en bots toegevoegd!

Who

Een bot waarmee u over iedereen in de organisatie informatie kunt opzoeken. Bekijk ook het tabblad met komende vergaderingen voor informatie over de deelnemers, zodat u precies weet met wie u straks vergadert.

Crisis Communication

Onder bepaalde omstandigheden kan het nodig zijn om informatie en teamsamenwerking te coördineren als reactie op een noodsituatie. Deze oplossing voor snel optreden kan eenvoudig worden geïmplementeerd en aangepast door elke organisatie.

Microsoft planner

Organiseer uw taken door een of meer Planner tabbladen toe te voegen aan uw teamkanaal. U kunt de status van bestaande taken bijhouden en een melding ontvangen als er een nieuwe taak aan u wordt toegewezen.

Icebreaker

Een Microsoft Teams bot waarmee uw team hechter wordt, doordat elke week twee willekeurige teamleden worden gekoppeld om elkaar online of offline te ontmoeten. De bot maakt het plannen van deze ontmoetingen eenvoudig, door automatisch tijden voor te stellen waarop beide teamleden beschikbaar zijn. Deze app is vooral interessant als u regelmatig op afstand werkt, omdat u hiermee persoonlijke relaties versterkt.

Samenwerken aan bestanden

Als u op afstand werkt, kan het nodig zijn om samen te werken aan Office documenten. In Microsoft Teams is dat heel eenvoudig, omdat u zelf Word, Excel en PowerPoint documenten kunt maken, zodat u niet steeds van app hoeft te wisselen. U kunt samenwerken en co-creëren met uw collega’s, notities delen en opmerkingen toevoegen en delen. U kunt zelfs een chat of vergadering starten vanuit een document om wijzigingen te bespreken. Er ontstaat geen verwarring meer over de versie en u hebt geen uitpuilend postvak met tegenstrijdige wijzigingen of opmerkingen meer.

Profiteer optimaal van uw mobiele Microsoft Teams app

Heeft u Microsoft Teams geactiveerd op uw mobiele telefoon of tablet? Deze app is de perfecte manier om op de hoogte te blijven terwijl u onderweg bent. U kunt hiermee toegang krijgen tot al uw teams, kanalen en bestanden en vergaderingen bijwonen vanaf uw telefoon. Zo hoeft u niets meer te missen.

Tot slot: wees inclusief

Als u uw interacties met collega’s analyseert, zult u merken dat u niet alleen met mensen van uw eigen afdeling werkt. Uw dagelijkse netwerk bestaat vaak ook uit collega’s van andere afdelingen of dochterondernemingen of zelfs uit andere landen.

Denk er dus bij de planning van een teamvergadering aan dat u een Microsoft Teams-vergadering opneemt in elk vergaderverzoek, zodat iedereen van uw team kan deelnemen, waar ze ook zijn. Tijdens de vergadering kun u de deelnemers vragen om hun video aan te zetten, zodat u kunt zien met wie u praat. Schakel live ondertitels in zodat mensen die uw taal niet vloeiend spreken de vergadering ook kunnen volgen. Neem de vergadering op zodat mensen die de vergadering niet kunnen bijwonen, achteraf de opname kunnen bekijken en op de hoogte blijven van de beslissingen en acties.

Nu we het toch hebben over inclusieve samenwerking, moedig uw team aan om samen te werken en ideeën te delen in hun eigen taal in de chat of kanalen. Met de vertaalfunctie kunnen alle teamleden de boodschap vertalen in hun moedertaal. Zo kan iedereen met vertrouwen ideeën en opmerkingen delen en een bijdrage leveren aan het teamwerk.

Als toegift nog een paar tips…

Tip 1

 Wanneer u aan het vergaderen bent, kunt u uw achtergrond vervagen. Klik hiervoor op de drie puntjes en klik op ‘Achtergrond vervagen’.

Tip 2

Wanneer u een externe wilt bellen via Teams kan dat op twee manieren:

  • Via ‘Oproepen’ voegt u een nieuwe contactpersoon toe, en dan kunt u met diegene bellen en chatten.
  • Via een Outlookverzoek voor een Teams vergadering, voegt u een externe toe aan de vergadering.

Tip 3

 Wilt u zien wie er allemaal hebben meegedaan aan de vergadering? Als u de vergadering beëindigd hebt, staan de namen bij posts.

Neem contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek

Branche:ZakelijkEducatief