Jerry Mulder
Accountmanager AENC Audiovisual
De laatste jaren is onze kantooromgeving sterk veranderd. Belangrijke concepten zoals het nieuwe werken, hybride werken en desk sharing vragen om goed en efficiënt werkplekbeheer. Maar wat is werkplekbeheer en wat heb je nodig om ervoor te zorgen dat medewerkers altijd en overal toegang hebben tot de juiste informatie?
Het uitgangspunt van het nieuwe werken is dat medewerkers zelf kunnen bepalen waar en hoe ze werken. Daarvoor moet je als organisatie inzicht krijgen in het gebruik van alle ruimtes op kantoor. Medewerkers moeten altijd kunnen zien wanneer ze terecht kunnen. Dat vraagt om slimme technologie zodat je flexibel en efficiënt de werkplek kunt beheren. De invulling van de combinatie van werken, samenwerken, ontmoeten en inspireren verschilt nu eenmaal per organisatie en dus is het gebruik van slimme software niet meer weg te denken in een hybride werkomgeving.
Efficiënter werkplekbeheer met desk sharing
Als organisatie wil je natuurlijk dat je medewerkers zo productief mogelijk zijn. Voor sommigen betekent dit thuiswerken wanneer taken veel concentratie vragen, voor anderen betekent dit de juiste ruimte vinden op kantoor om met collega’s te sparren. Het nieuwe werken kent helaas geen ‘one size fits all’ oplossing, maar gelukkig kan een hybride kantoorruimte wel strak gemanaged worden waardoor de ruimte optimaal benut wordt.
Laten we bovendien eerlijk zijn: vloeroppervlakte huren in kantoren is duur en het zoeken naar werkplekken is niet bevorderlijk voor de productiviteit. Dus het zo slim mogelijk inzetten van de ruimte kan nogal wat kosten besparen.
Maar wat heb je dan nodig? Met desk sharing gebruiken medewerkers alleen een bureau wanneer ze dat nodig hebben. In de praktijk betekent dit dat het aantal werkplekken sterk verminderd kan worden, terwijl je meer diversiteit in het type werkplek aanbrengt. Zo heeft een hybride werkplek niet alleen werkplekken, maar ook stilteruimtes, ontspanningsruimtes en vergaderruimtes, groot en klein. Door ruimtes beschikbaar te stellen voor samenwerking, creativiteit en ontmoetingen stijgt de productiviteit en het draagt bij aan een betere werknemerservaring. Daarnaast heeft de medewerker gegarandeerd een werkplek en weet hij zeker dat de collega met wie hij wil samenwerken ook op die dag aanwezig is.
GoBright platform voor efficiënter werkplekbeheer
Het GoBright platform is een goed voorbeeld van slimme technologie: het biedt software om vergaderruimtes en werkplekken te reserveren. Medewerkers maken een reservering vanaf elke locatie en op ieder moment, allemaal vanuit één online systeem. Via de GoBright app heeft de medewerker altijd en overal toegang tot de actuele bezetting en beheert hij zijn reserveringen.
Een slimme werkplek is datagedreven
Meten is weten, zeker wanneer het aankomt op werkplekbeheer. Wist je dat uit recent onderzoek is gebleken dat zo’n 50% van de bureau’s op kantoor ongebruikt is? Doordat medewerkers vooraf hun werkplek reserveren, weet je als werkgever hoeveel mensen op kantoor zijn en op welke afdelingen. Dit is ideaal om trends te ontdekken: wat is de drukste dag van de week? Het drukste uur van de dag? De facilitair manager heeft direct inzicht in de bezetting van elke ruimte en kan de kantoorruimte zo efficiënt mogelijk inzetten. Zo kun je teams adviseren om op een ander tijdstip te komen werken of besluiten om de schoonmaakdienst op bepaalde dagen op te schalen.
