Jerry Mulder
Accountmanager AENC Audiovisual
Hybride werken is door corona in een stroomversnelling gekomen, maar veel bedrijven worstelen met de implementatie ervan. Want, hoe weet je nu precies hoeveel werkplekken er nodig zijn? En hoe zorg je ervoor dat vergaderruimtes gebruikt kunnen worden terwijl de ene helft van de medewerkers op kantoor is en de andere helft thuiswerkt? En dat alles het liefst met het hoogst mogelijke gebruikersgemak.
Software voor hybride werken – werkplekken en vergaderruimtes reserveren
Om hybride werken naadloos te implementeren is software nodig om werkplekken en vergaderruimtes te reserveren. Een reserveringstool die op een overzichtelijke manier aangeeft welke werkplekken vrij zijn, zodat je altijd zeker bent van een plek op kantoor. Op een interactieve plattegrond is meteen duidelijk te zien hoeveel en welke plekken nog beschikbaar zijn. Op de werkplek zelf is bovendien via een lampje zichtbaar of de plek gereserveerd is of niet.
De medewerker swipet met zijn telefoon langs de NFC-sticker op de werkplek om in te checken en aan te geven dat hij of zij daadwerkelijk op de gereserveerde plek aan het werk is. Als na een bepaalde tijd nog steeds niet ingecheckt is, wordt de plek weer vrijgegeven, zodat er nooit werkplekken onnodig bezet blijven.
Geïntegreerd voor gebruikersgemak: GoBright x Microsoft Teams
Mooi zulke software, maar dat betekent dat al het personeel weer een nieuwe functionaliteit moet leren kennen. Gelukkig hebben wij een oplossing voor je die níet moeilijk is: de GoBright reserveringstool. De GoBright portal is met een koppeling geïntegreerd in Microsoft Teams. Deze unieke nieuwe feature maakt het nu mogelijk dat gebruikers binnen het al bekende programma Microsoft Teams eenvoudig hun GoBright portal kunnen openen.
Ook het reserveren van een vergaderruimte en het delen van de uitnodiging is daardoor nog toegankelijker. Met één klik op de knop open je een nieuw venster waarin je een vergaderruimte zoekt die voldoet aan je zoekcriteria. Nadat de vergaderruimte is gereserveerd, krijgen de deelnemers meteen een mailtje via Outlook. Ook de GoBright portal is direct up-to-date met de laatste reserveringen.
De perfecte vergaderruimte
Om hybride werken gemakkelijker te implementeren, is ook het gebruik van de vergaderruimte geoptimaliseerd voor het personeel. Een touchscreen naast de deur geeft aan of de ruimte beschikbaar is en de medewerker reserveert de ruimte met een simpele tik op het scherm. In de vergaderruimte verbindt de medewerker zijn laptop via een draadloze USB-verbinding met alle aanwezige apparatuur om een videovergadering te starten of te presenteren.
De voordelen van hybride werken
Veel werknemers verwachten van hun werkgever dat hybride werken mogelijk is. Voor veel mensen betekent thuiswerken dat ze geconcentreerd aan de slag kunnen, terwijl het kantoor de plek is voor ontmoetingen, brainstormsessies of het starten van nieuwe projecten. Door het gebruikersgemak van hybride werken te optimaliseren, verhoog je als organisatie de effectiviteit en het werkplezier van je medewerkers.
Bijkomend voordeel van zo’n slimme reserveringstool zijn de inzichten die het oplevert over de bezettingsgraad van werkplekken en vergaderruimtes. Daarmee kan de kantoorruimte efficiënter ingericht worden en dát geeft de mogelijkheid om kosten te besparen.
