De wereld van vergaderen is sinds een paar jaar flink veranderd. De tijd van geïmproviseerde webcam-opstellingen en losse kabels ligt (gelukkig) achter ons. Vandaag de dag willen organisaties 1 ding: vergaderruimtes die altijd werken, intuïtief te gebruiken zijn en samenwerking ondersteunen.
Patrick van Rosengarten, accountmanager bij AENC, begeleidt dagelijks organisaties bij het inrichten van zulke ruimtes. Met zijn ervaring in het MKB+ en de zorgsector weet hij als geen ander waar facilitair en IT-managers mee worstelen, en waar de kansen liggen.
Tijdens de coronajaren werden snel tijdelijke oplossingen ingezet om hybride vergaderen mogelijk te maken. Maar inmiddels ligt de lat hoger, organisaties willen het goed regelen voor hun medewerkers. Geen frustraties meer over niet-werkende apparatuur of slechte audio. Patrick ziet de vraag verschuiven: “Het moet professioneel én eenvoudig zijn. Gebruikers willen gewoon op een knop drukken en de meeting starten. Zonder hulp van IT of facilitair.”
Daarmee raakt hij aan de kern van toekomstbestendige vergaderruimtes: betrouwbaarheid en gebruikersgemak. “Een ruimte moet 8 uur per dag functioneren zonder storingen.” En als er toch iets is, willen organisaties dat het opgelost is voordat ze het merken.
Slim beheer: problemen voorkomen vóórdat ze ontstaan
Een belangrijke troef in dat verhaal is Managed Services. Via slimme monitoring op afstand en proactief beheer en ondersteuning zien we of een ruimte goed functioneert. Signaleert het systeem een storing? Dan grijpen we in, vaak nog voordat de gebruiker er last van heeft. Zo worden IT en facilitair ontlast, en wordt de ruimte optimaal benut.
Opvallend genoeg is het niet de camera die het verschil maakt, maar de microfoon. “Als je iemand niet goed verstaat, werkt de hele vergadering niet”, benadrukt Patrick. Slechte spraakverstaanbaarheid zorgt voor misverstanden en frustratie, zeker in hybride vergaderingen. Daarom zetten wij standaard in op hoogwaardige audio-oplossingen.
Goede microfoons zijn bovendien onmisbaar voor functies als transcriptie in Microsoft Teams. Zo draagt techniek niet alleen bij aan verstaanbaarheid, maar ook aan het beter vastleggen en terugzoeken van informatie.
Nieuwe functies, nieuwe eisen
Ook het soort vergaderingen verandert. Kwartaalmeetings op eigen locatie, hybride brainstormsessies of bedrijfskantines die transformeren tot presentatieruimtes – ruimtes moeten steeds vaker multifunctioneel zijn. Patrick signaleert een trend: “Organisaties willen meer uit hun bestaande vierkante meters halen. Daar horen slimme AV-oplossingen bij, afgestemd op de ruimte en het doel.”
Drie van onze experts over hoe je een toekomstbestendige vergaderruimte creëert:
Een veelvoorkomende valkuil: wel investeren in techniek, maar niet in kennis. “Zonder training weten medewerkers niet hoe ze de aangeschafte apparatuur optimaal benutten”, aldus Patrick. Simpele handelingen zoals een presentatie delen of afspraken vastleggen blijken in de praktijk vaak struikelblokken.
Hij adviseert daarom het praktische trainingsaanbod van AENC, waarmee gebruikers direct aan de slag kunnen. Want een toekomstbestendige vergaderruimte begint bij mensen die er slim mee kunnen werken.
Samenwerken vanaf het begin
Cruciaal bij nieuwbouw of verbouwing: de samenwerking tussen IT en facilitair. “Te vaak worden die afdelingen apart betrokken. Terwijl ze juist samen het verschil maken,” zegt Patrick. Door beide partijen vroeg in het traject aan tafel te zetten, voorkom je verrassingen zoals ontbrekende aansluitpunten of technische beperkingen.
Zijn advies is helder: “Begin met een goed gesprek. Wat heb je nu, wat wil je bereiken, en wat hebben gebruikers écht nodig om goed te kunnen vergaderen?”
Altijd up-to-date via ons laatste nieuws
"*" geeft vereiste velden aan
