De voordelen van inzicht in de werkplekbezetting

Wanneer is een werkplek vrij? En wanneer is die bezet? Het lijkt misschien een onbenullige vraag, maar voor een organisatie brengt het veel voordelen met zich mee wanneer je hier inzicht in hebt. Welke voordelen dat zijn? Daarover vertelt onze collega Marthijn Ekkerink je graag meer.

Sinds de coronapandemie is er veel gebeurd als het gaat om werkplekbezetting. Lange tijd stonden veel kantoren nagenoeg leeg omdat veel mensen vanuit huis werkten. Zonde van de energie, de kosten voor de huur en de schoonmaak. Na de pandemie verschoof dit: veel medewerkers wilden graag weer op kantoor werken, maar vaak niet meer fulltime. Met andere woorden, sindsdien is er minder zicht op de werkplekbezetting van kantoorruimtes.

Waarom inzicht in de werkplekbezetting?

Toch is het goed om te weten wanneer werkplekken bezet zijn en wanneer niet. En wel om de volgende redenen:

1. Inzicht voor werknemers. Een open deur, maar wel een belangrijke: door werknemers inzicht te geven in wanneer er ruimte op kantoor is, geef je hen de zekerheid van een beschikbare werkplek. Dat voorkomt onnodige frustratie en is wel zo prettig voor hen.
2. Realistische huurlasten. Als veel kantoren leeg staan, kan het zomaar zijn dat je als organisatie voor een kleiner pand kunt kiezen. Met lagere huurlasten. Bij het niet meten van de werkplekbezetting is dat lastig te bepalen. Meten is weten. Door te meten of een kantoorruimte volledig genoeg bezet is, kun je ontdekken of het pand te groot, te klein of precies goed is.
3. Minder schoonmaakkosten. Zijn werkplekken vaak niet bezet, maar worden ze wel dagelijks schoongemaakt? Dat is zonde! Door het inzicht in de werkplekbezetting, kun je ook de schoonmaker op de juiste manier aan het werk zetten.
4. Duurzamere organisatie. Ook energiebesparing is een mooie bijvangst van het inzicht krijgen in welke werkplekken bezet zijn en welke niet. Het uitzetten van de verwarming en het licht in leegstaande kantoorruimtes levert snel een besparing op.
5. Veiligheid. Weet jij wie er vandaag allemaal aanwezig zijn op de werkvloer? Door inzicht te hebben in de werkplekbezetting, krijg je ook inzicht in de aanwezige mensen in het gebouw. Dat geeft een veilig gevoel wanneer er bijvoorbeeld een evacuatie plaatsvindt. Is iedereen het pand uit?
6. Sturen op samenwerking en dynamiek. Tot slot is het door inzicht in de werkplekbezetting mogelijk om te sturen op de samenwerking tussen collega’s. Is het bijvoorbeeld belangrijk dat bepaalde collega’s bij elkaar zitten om zo tot een goede dynamiek te komen? Dan kan dat met toegewezen plekken gerealiseerd worden. Of wil je weten waar die ene collega in het grote pand zit? Met een goede tool, zoals GoBright, maak je dit inzichtelijk.

De eindeloze mogelijkheden van GoBright

Hebben we je overtuigd van het belang van inzicht in de werkplekbezetting? Nogmaals: meten is weten. Door handige tools te gebruiken die inzicht geven in de werkplekbezetting, kun je als organisatie veel stappen in de goede richting zetten. Maar hoe pak je dat het beste aan?

Wij helpen je graag op weg met de slimme reserveringstools van GoBright. Het GoBright-platform geeft je op verschillende manieren inzicht in de werkplekbezetting. Een van de mogelijkheden is om te werken met sensoren die met een lampje aangeven of een werkplek wel of niet bezet is. Deze sensoren registreren beweging en warmte van aanwezige personen. Een andere mogelijkheid is de werkplekbezetting meten met een check-in systeem, waarbij collega’s zelf hun werkplek reserveren via Teams, de mobiele app of online portal en inchecken wanneer ze op de werkplek aankomen.

Welke manier past het beste bij jouw organisatie? Daar gaan we graag over in gesprek. In dat gesprek stemmen we af welke wensen er liggen bij de organisatie en om hoeveel medewerkers het gaat. Vervolgens geven we daar een passend advies bij. Daarna starten we met de implementatie van GoBright. En vanaf dan is het kijken naar de toekomst; op naar meer inzicht, op naar een duurzamer bedrijf!