Hoe kun je als werkgever flexibel werken faciliteren?

Hoe zit het bij jou op de werkvloer?

Werken jouw medewerkers liever thuis of op kantoor? Beginnen ze het liefst om zes uur ‘s ochtends of werken ze na het eten nog even door? Antwoord op deze vragen geven je mooie inzichten voor de implementatie van flexibel werken binnen jouw organisatie. Maar wat is nu eigenlijk de beste manier om flexibel werken te faciliteren? Wij delen graag onze 7 beste tips.

1. Zorg voor een geïntegreerd reserveringssysteem

Als flexibel werken één grote rommel is, hebben maar weinig werknemers baat bij de mogelijkheid tot hybride werken. Het allerbelangrijkste om flexibel werken op de werkvloer te faciliteren, is een goed geïntegreerd reserveringssysteem. Zo’n systeem moet aan een aantal eisen voldoen: het liefst kies je een programma dat werknemers al gebruiken en kennen. Het gebruiken van zo’n tool moet immers makkelijk zijn, anders gaat niemand ermee aan de slag.

2. Maak beschikbaarheid overzichtelijk en betrouwbaar

Is flexibel werken geboren uit noodzaak? Dan is het belangrijk dat het reserveringssysteem een betrouwbaar overzicht geeft van de werkplekken die beschikbaar zijn. Inclusief de faciliteiten van iedere specifieke werkplek natuurlijk. Hetzelfde geldt voor de vergaderruimtes. De contactmomenten tussen werknemers worden bij flexibel werken alleen maar belangrijker. En dat betekent dat ruimtes steeds populairder worden en dus minder beschikbaar zijn. Daar is een strakke planning voor nodig!

3. Zorg voor een vergaderruimte die makkelijk te gebruiken is

Naast het feilloos reserveren van een vergaderruimte, is het bovendien belangrijk dat die ruimte makkelijk te gebruiken is. Je wilt immers niet drie minuten voor een vergadering nog moeten uitvogelen hoe er draadloos verbonden kan worden, om er vervolgens achter te komen dat de helft van de deelnemers niet te verstaan zijn. Met de juiste apparatuur voorkom je een hoop frustratie in de vergaderzaal.

Waar moet je dan aan denken? Laten we beginnen met een tablet naast de ingang. Daarop zie je meteen wanneer de ruimte beschikbaar is. Met één druk op de knop op het device dat klaarligt op tafel, start je de vergadering. Wil je toch liever je eigen laptop gebruiken, dan heb je via één kabeltje verbinding gemaakt.

4. Front row vergaderen: hoge kwaliteit beeld en geluid

In de vergaderruimte zelf zorg je voor hoge kwaliteit video en geluid. Hoe dat eruitziet? Zoals in real-life: op ooghoogte en op een extra breed scherm, zodat je iedereen naast elkaar ziet zitten. Met camera’s aan de onderkant van het scherm en een plectrum-vormige tafel, zodat iedereen actief meedoet. Dankzij de ‘Front Row’ feature van Microsoft Teams Rooms waan je je in een echte vergaderruimte, of je nu fysiek aanwezig bent of online aanschuift.

5. Houd de communicatie tussen collega’s optimaal

Iedereen kent inmiddels de voordelen van het hybride werken. Maar de optimale work-life balance is ver te zoeken als je de communicatie met je collega’s mist. En dat niet alleen want het is ook gewoon irritant als je niet weet wanneer je een collega die thuiswerkt te pakken kunt krijgen. Daarom valt of staat een hybride werkwijze met goede communicatie. Zolang je de communicatie tussen collega’s in stand kunt houden, zal flexibel werken een stuk beter gaan. Ook hierbij is de juiste soft- en hardware onmisbaar.

6. Vergeet de vergadering niet te annuleren

Zeg jij dit regelmatig tegen je collega’s, maar lijkt toch iedereen steeds te vergeten om die gereserveerde vergaderruimte te annuleren? Dan is het handig als je medewerkers een tool kunnen gebruiken die is geïntegreerd in Outlook en Teams, zoals de plugin van GoBright. Op die manier kun je meteen vanuit je bekende omgeving vergaderruimtes en werkplekken boeken, reserveren en annuleren. Change of plans? Dan heb je dat in het geïntegreerde systeem in een handomdraai aangepast. Dat is wel zo fijn voor je collega’s. En trouwens ook voor jou, want: minder handelingen, minder frustraties!

7. Zeg ‘ja’ tegen flexibel werken

Het kan allemaal heel overweldigend zijn, dat hybride werken. Dat snappen wij als geen ander. Gelukkig zijn er vandaag de dag talloze oplossingen om hybride werken makkelijk te maken. De beste tip die we je kunnen geven is om flexibel werken volledig te omarmen. Met het oog op de toekomstige generaties is flexibel werken namelijk geen optie meer, maar een voorwaarde. Dat talent wil je niet laten lopen omdat je bang bent voor de ongemakken van een hybride werkomgeving. Want uiteindelijk zijn werknemers die zelf hun dag indelen niet alleen gelukkiger, maar ook productiever. Daar heb je als organisatie natuurlijk profijt van.

En laten we eerlijk zijn, de toekomst van een hybride werkplek waarbinnen collega’s samenwerken via virtual reality wil je toch niet missen?!