AENC » Case studies » Gemeente Noardeast-Fryslân

Toen Christiaan Eelkema en Tjitske Leenstra betrokken raakten bij de verbouwing van het gemeentehuis in Dokkum, bleek dat er bij de inrichting nog onvoldoende aandacht was besteed aan het hybride werken. In sessies met medewerkers kwamen zorgen voorbij als: “Ik moet 2 uur rijden naar werk, is er dan wel plek als ik aankom?”. Dat was het startsein voor de zoektocht naar een reserveringssysteem voor werkplekken en vergaderruimtes. Een zoektocht die eindigde bij AENC, die het gemeentehuis vervolgens transformeerde met slimme reserveringstools. Een gebakswaardige samenwerking, aldus Tjitske.

De uitdaging

Fusiegemeente Noardeast-Fryslân stond voor een uitdagende taak: de huisvesting en werkomgeving van haar medewerkers aanpassen aan het samenvoegen van diverse gemeentes in combinatie met het invoeren van het activiteitgerelateerd werken, door de gemeente hybride werken genoemd. Tijdens de grote verbouwing van het gemeentehuis in Dokkum ging de projectgroep huisvesting daarom op zoek naar een reserveringssysteem dat hierbij paste. Want volgens projectleider Christiaan horen die 2 dingen onlosmakelijk bij elkaar. Je kunt niet hybride gaan werken zonder een systeem waarmee je een werkplek of een overlegruimte kunt reserveren, je wilt het pand zo efficiënt mogelijk gebruiken. Uitgangspunt was dat er voor 60% van de ruim 600 medewerkers plek moest komen.

Het reserveringssysteem moest vooral heel intuïtief zijn en zo laagdrempelig mogelijk voor de gebruikers. Hoe meer moeite ze moeten doen, hoe langer het duurt om te implementeren. Het moest te gebruiken zijn via zowel een app als een browser en kunnen samenwerken met de algemene toegangspassen van de gemeente. Naast reserveren moest ook een spontane boeking mogelijk zijn. Het moest inzicht geven in de bezetting ter plaatse en om vast te stellen of het hybridewerken-concept werkt, dit met het oog op het uitrollen naar andere vestigingen. Verder waren er nog wat praktische eisen: een integratie met Outlook, Teams en TOPdesk en de lockers die de projectgroep in gedachten had. Al met al 1 systeem voor alle functionaliteiten, zowel voor de gebruiker als het beheer.

Onze oplossing

De zoektocht naar een toekomstbestendige en betrouwbare oplossing bracht de gemeente in het voorjaar van 2023 bij AENC. Jullie GoBright-systeem gaf de meeste vinkjes en kwam als beste uit de bus, aldus Tjitske die in de rol van projectondersteuner huisvesting betrokken is. Er is gekozen voor ruimtereservering en werkplekreservering, met een locker-integratie en mapviewer. Omdat de gemeente ook iets met no-shows wilde, zijn op advies van accountmanager Roel Waayer alle werkplekken uitgerust met de GoBright Interact. Op dit slimme apparaatje onder het bureau kun je inchecken, zien of de plek beschikbaar is en eventueel direct boeken. Bij iedere overlegruimte hangt een klein display met dezelfde functionaliteit. Als je de lift of het trappenhuis uitkomt, sta je op elke verdieping gelijk voor de lockers en een scherm met een plattegrond. Hierop krijg je een duidelijk overzicht van welke plekken bezet en vrij zijn.

Met de GoBright-oplossingen heeft de gemeente haar duidelijke visie op hybride werken kunnen realiseren. Vooraf bedenk je welke activiteit je gaat doen en welke werkplek daar het beste bij past. Samenwerken gebeurt op de werkplekken en in de overlegruimtes, geconcentreerd werken doe je thuis, eten en drinken doe je in de loungeruimtes die zijn bedoeld om te ontmoeten. Er zijn geluidsdichte belcellen en kleine ruimtes speciaal voor Teams-sessies. Ieder aspect van de inrichting is een bewuste keuze die ondersteunend is aan het concept. Alle verdiepingen zien er hetzelfde uit qua indeling en aankleding, de gemeente wil graag uniformiteit omdat het om flexplekken gaat. Christiaan geeft aan: “Waar je ook komt, de look en feel zijn hetzelfde”, op die manier hoeven medewerkers niet te wennen aan een andere werkplek. 

Resultaten

Om het reserveringssysteem te introduceren hebben Tjitske en Christiaan veel aandacht besteed aan het schrijven van duidelijke handleidingen, de nieuwe hybride manier van werken probeerden ze te duiden via Intranet. Ook zijn er verschillende inloopsessies georganiseerd, maar daar is eigenlijk weinig gebruik van gemaakt. Dat wijst op een snelle en hoge gebruikersacceptatie, aldus Christiaan. In het begin zagen ze dat medewerkers nog niet altijd reserveerden, maar toen het drukker in het pand werd sloeg dat om en voelden collega’s ineens de noodzaak. Eigenlijk verliep de hele implementatie vlot en vlekkeloos. Dit hadden ze vooraf aangekondigd en die bevestiging kregen ze ook terug van de gebruikers: het systeem was toch wel heel makkelijk. Al met al zijn ze erg tevreden over het resultaat. Tjitske: “Het is een gebouw geworden waar mijn collega’s kunnen werken zoals ze zelf graag zouden willen. Dat maakt me best trots”.

Samenwerking

Samenwerken met AENC heeft Christiaan als heel plezierig ervaren. Er is duidelijke uitleg gegeven over het systeem en voor vragen konden we ook achteraf terecht, AENC is altijd bereid om even mee te kijken. Christiaan: “Daarin zijn we echt tevreden”. Hij vond het ook prettig om te merken dat de lijntjes tussen AENC en GoBright kort zijn. Dit had Roel vooraf wel gezegd, maar bleek ook zo te zijn en het makkelijk schakelen heeft enorm gescheeld qua doorlooptijd. Complimenten zijn er ook voor projectleider vanuit AENC Erik Verweij. Hij heeft een mooie oplossing bedacht en speciale beugels laten maken om de displays bij de ruimtes toch stevig en netjes te monteren toen dat door de aanwezigheid van akoestische panelen niet leek te kunnen. Roel sluit zich daarbij aan, van de eerste gesprekken tot de locatiebezoeken, de communicatie met de gemeente verliep vanaf het begin heel prettig. Tjitske sluit af met een knipoog naar de meegebrachte taart: “Een gebakswaardige samenwerking!”.