AENC » Case studies » IJsselheem – Myosotis

Je zou maar in een monumentaal pand werken aan de rand van de historische binnenstad van Kampen. Voor Kees Schouten en Jan Hidding van IJsselheem is dat dagelijkse kost. Al is er in dat pand vorig jaar wel iets bijzonders met de bovenste verdieping gebeurd. Na een grote verbouwing is er een nieuwe, moderne werkvloer gecreëerd voor het ondersteunend personeel van deze zorginstelling. En die werkomgeving heeft AENC voorzien van alle audiovisuele gemakken en oplossingen voor werkplek- en ruimtereservering.

Beide heren zijn functioneel beheerder ICT en waren vanuit die rol onderdeel van de stuurgroep  voor de verbouwing van de bovenste verdieping. Na 15 jaar was die hoognodig aan vernieuwing toe. In de oude situatie was er sprake van vaste werkplekken, stiltewerkplekken, losse speakers en schermen met een HDMI-kabel, maar zonder camera. Voor corona is de stuurgroep opgericht en was er al behoefte aan een oplossing voor werkplekreservering. Na corona is de invulling van het project er echter iets anders uit gaan zien: er kwam nog meer nadruk op hybride werken.

Kees vertelt dat sinds de terugkeer naar kantoor de opvatting bij IJsselheem is geworden: stil werken doe je thuis. Op kantoor kom je om te ontmoeten, in de vorm van vergaderen en samenwerken. Met dat idee zijn de verschillende ruimtes ingericht, ook op audiovisueel gebied. Om binding te houden met de organisatie is de afdeling zo ontworpen dat alles gericht is op ontmoeten. Naast de wens om MS Teams Rooms te gebruiken voor vergaderoplossingen en werkplekreservering te realiseren, is toen de behoefte aan een systeem voor ruimtereservering ontstaan.

Volledig ingerichte en boekbare vergaderruimtes

AENC heeft een aantal vergaderruimtes ingericht met een mooi scherm en videoconferencing-apparatuur passend bij de grootte en het doel van de ruimte. Voor een perfect geluid zijn er losse microfoons geplaatst. De bediening gaat in elke ruimte via een klein paneeltje aan de wand. Hier is bewust gekozen voor gebruikersgemak, aldus Kees: het ontbreken van een losse afstandsbediening draagt bij aan dat iedereen weet hoe het werkt. Videovergaderen kan heel eenvoudig via het display op tafel waar Microsoft Teams Rooms op draait. Met slechts één druk op de knop start je de vergadering. Buiten de ruimtes hangt een klein room display met GoBright-software waarop te zien is of en voor hoe lang de ruimte bezet is en waarop bij beschikbaarheid een spontane boeking gemaakt kan worden.

Voorheen was er geen inzicht in de bezetting en stonden ruimtes vaak leeg. Nu worden ze vrijgegeven als er niet ingecheckt wordt zodat iemand anders er gebruik van kan maken. Op de meeste dagen zijn de ruimtes bijna voortdurend bezet, er wordt dus goed gebruik van gemaakt. Kees geeft aan dat collega’s in het begin moesten wennen aan het concept. Ze vergaten wel eens te reserveren of in te checken en dan was de ruimte ineens bezet door iemand anders. Nu gebeurt dat bijna nooit meer, aldus Jan: “Men moet wel”.

Creatieve brainstormruimte

Lopend door de gang valt één ruimte gelijk op door zijn originele inrichting. In de brainstormruimte vind je geen tafels en stoelen, maar krukjes, poefjes en mooi gestoffeerde skippyballen. AENC heeft hier een groot gematteerd whiteboard met beamer geïnstalleerd, waardoor je makkelijk iets bij een presentatie kunt schrijven. Een mooie combinatie van analoog en digitaal. De inrichting nodigt uit tot snel naar het bord lopen zodat vergaderingen niet te statisch worden. Precies zoals het bedoeld was, aldus Kees, in deze ruimte vinden creatieve brown paper-, brainstormsessies en evaluaties plaats. Via een Bring Your Own Device (BYOD)-oplossing kun je het scherm van de eigen laptop delen.

Reserveer en check in op je werkplek

In verschillende ruimtes zijn werkplekken gecreëerd die te reserveren zijn via de software van GoBright. Op elk bureau zit een NFC-tag waar je op kunt inchecken met de GoBright-app op je telefoon. Op de afdeling zijn 70 werkplekken beschikbaar voor ongeveer 120 collega’s dus op dinsdag en donderdag is het echt nodig dat je reserveert, aldus Kees. Ook zijn er altijd 8 plekken die alleen op het moment zelf en niet vanuit huis te reserveren zijn. Dus mocht je het vooraf vergeten zijn of je dag anders lopen, heb je toch gegarandeerd een plek om te werken, mits je op tijd bent. Ook zijn er nog een aantal aanlandplekken.

Narrowcasting op de servicedesk

Zelfs op de servicedesk heeft AENC een rol gespeeld. Hoog aan de muur hangt een scherm met narrowcasting-software, ook van GoBright. Deze gaat gebruikt worden voor het weergeven van openstaande tickets. Het dashboard hiervoor is nog in de maak dus op dit moment komen interne mededelingen en het weerbericht op het scherm voorbij. Allemaal vormgegeven in de huisstijl van IJsselheem en eenvoudig zelf te bedienen.

Keuze voor AENC

Bij de keuze voor een leverancier was een belangrijke voorwaarde voor IJsselheem dat het een lokale aanbieder zou zijn die snel op locatie kon zijn. Kees kende AENC en de narrowcasting-module van GoBright al van zijn vorige werk. Hij wist dat er nog andere GoBright-modules bestaan die allemaal op 1 gebruiksvriendelijk platform draaien. De integratie met Microsoft 365 en Outlook was een vereiste en er zijn niet veel tools die dat hebben, aldus Jan, maar GoBright dus wel. Binnen de organisatie werkte iedereen al met Teams dus toen GoBright vorig jaar haar Teams-integratie aankondigde kwam dit precies op het juiste moment. Hierdoor hoef je als gebruiker geen aparte omgeving te openen om een ruimte of werkplek te reserveren.

Bij AENC kwamen alle wensen samen, omdat zij zowel het audiovisuele als het GoBright-stuk kunnen verzorgen. Er is toen gekozen voor de totaaloplossing en om het allemaal bij één leverancier te houden.

Verloop van het project

Roel Waayer is als accountmanager van AENC vanaf het begin van het project betrokken geweest. Hij inventariseerde de wensen van de stuurgroep en vertaalde dat naar passende oplossingen. Bij de tekeningen en de planning kwam projectleider Erik Verweij om de hoek kijken. Vanwege de verbouwing moest alles bedacht worden op basis van tekeningen. Jan en Kees hebben gemerkt hoe noodzakelijk het is dat hier iemand naar kijkt die echt verstand van zaken heeft, zoals Erik. Daarin werden de heren echt ontzorgd. Hij onderhield het contact met de aannemer, de bouwer en de installateur en maakte de vertaling van de tekeningen naar hoe het er nu uitziet.

Implementatie van het nieuwe concept

Na de oplevering van het project begin dit jaar hebben Jan en Kees geprobeerd om hun collega’s zoveel mogelijk te ondersteunen bij de implementatie van het nieuwe concept. Hiervoor zijn instructiefilmpjes en handleidingen gemaakt en een Teams-kanaal gestart waar vragen gesteld konden worden. In het begin werd dit veel gebruikt, maar nu eigenlijk steeds minder. Op alle telefoons is de GoBright-app geïnstalleerd. Beide heren geven aan dat de implementatie heel natuurlijk gegaan is. Mensen pakken het snel op en zijn bereid om elkaar te helpen als bijvoorbeeld het inchecken even niet lukt. Een instructiekaart van AENC voor de bediening van de ruimtes bleek eigenlijk niet meer nodig.

Roel vult aan dat de kernwaarden gebruikersgemak, gebruikersplezier en functionele vooruitgang op deze plek mooi samenkomen en tot hun recht komen. Dat geldt zowel voor de audiovisuele als voor de GoBright-oplossingen. Het nieuwe concept is volledig geaccepteerd en iedereen werkt er vrij vlot mee. Jan noemt dat de oplevering in januari perfect samenviel met het nieuwjaarsontbijt en toen hebben ze alles in één keer kunnen laten zien en dat helpt bij de adoptie.

Zeer tevreden over het resultaat

Over de afwerking van de installaties zijn Jan en Kees zeer tevreden, er zijn geen kabels zichtbaar. Roel had over de oude ruimte gezegd dat AENC dit nooit zo zou opleveren. Kees: “Die afwerking is altijd genoemd, maar dit heeft AENC ook waargemaakt”.

Omdat het concept hier zo’n succes is werkt het eigenlijk als een soort interne business-case voor IJsselheem, aldus Jan. “We weten dat het werkt om die ruimtes zo beschikbaar te stellen aan de organisatie dus we kunnen het concept ook gaan uitbreiden”. Hier zijn inmiddels zelfs al eerste stappen voor gezet want Roel heeft onlangs een bezoek gebracht aan de locatie in Zwolle. Daar is slechts één vergaderruimte op de verdieping aanwezig. Om die optimaal te benutten is deze oplossing helemaal perfect, aldus Roel. Als mensen niet komen opdagen, wordt de ruimte namelijk weer vrijgegeven.

Ervaringen met AENC sluiten aan bij de verwachtingen

Op de vraag of de ervaringen met AENC aansloten bij de verwachtingen die ze hadden, antwoordt Kees: “Voor mij zeker!”. Roel heeft waargemaakt wat hij heeft gezegd: dat hij voor een nette afwerking ging. Op levertijden heb je niet altijd invloed, maar er kon wel op tijd geleverd worden. En toen bij IJsselheem in de laatste week de planning op de kop ging, kon AENC snel schakelen doordat ze zo dichtbij zitten.

Jan vult aan dat hij het opvallend vindt dat er in het hele traject niets is voorgevallen wat een element van strijd opleverde, iets wat hij wel eens anders heeft meegemaakt. Toen bleek dat IJsselheem de verkeerde beamer had besteld wat resulteerde in een slecht beeld, hebben ze Roel gebeld en die dacht gelijk mee over een passende oplossing. “Dat is wel uniek, dat maken we niet veel mee met andere leveranciers”. Kees: “Je hebt echt het gevoel dat je een beetje samen optrekt als partners”.

Ook na oplevering is er nog een stukje betrokkenheid en service en wordt er meegedacht en geholpen, bijvoorbeeld met de microfoons in de grootste vergaderruimte waar de akoestiek nog niet optimaal is. Dat wordt gewoon heel erg gewaardeerd, aldus Jan. Ook iemand die op afstand heeft geholpen met de inrichting van GoBright bleef betrokken en bood aan: als er nog wat is, moet je maar gewoon mailen en dan kijk nog een keertje mee. Jan: “Dat zijn van die kleine dingen die best heel prettig zijn. We hebben ook leveranciers waarbij dat net iets anders loopt”.

Het is ook goed dat Roel steeds terug bleef komen tijdens de uitvoering van het project. Hij was heel geïnteresseerd in het resultaat van wat ze met elkaar hadden bedacht en kwam langs om foto’s te maken. Volgens Roel is dat contact houden juist belangrijk. Is alles naar wens, hoe ziet het eruit in de praktijk? De klant is voor AENC weer een visitekaartje.

Zouden Jan en Kees AENC aanbevelen aan andere organisaties? Kees, lachend: “Nee, want anders hebben ze geen tijd meer voor ons. Maar zonder gekheid, we zouden jullie zeker aanbevelen.” De heren zijn ook benieuwd hoe AENC hén vond als klant. Roel geeft aan dat hij de samenwerking als zeer prettig heeft ervaren. Ook op momenten dat er even iets niet goed liep, was het fijn dat Jan en Kees daar direct mee kwamen zodat hij kon kijken naar een oplossing om de gebruikers 100% tevreden te krijgen. Roel: “Daarin vond ik de communicatie met jullie twee erg plezierig. En dan blijft het ook een plezier om terug te komen!”