Gastvrije ontvangst zonder receptie?

Een lege balie bij de entree. Of een medewerker die tussen zijn eigen werk door ook nog ‘even’ bezoekers opvangt. Herkenbaar? In veel organisaties staat de fysieke receptie onder druk. Niet alleen door de personeelskrapte, maar ook vanwege de kosten. Want hoe representatief een receptionist ook is: het is een forse investering.

Geen balie, toch een warm welkom

Toch wil je bezoekers professioneel ontvangen. Je wilt weten wie er binnenkomt, op tijd een seintje krijgen als een afspraak arriveert en duidelijke instructies kunnen meegeven. Precies dat is wat organisaties zoeken: een efficiënte en gastvrije ontvangst, zonder dat daar per se iemand voor achter de balie hoeft te zitten.

Automatisering van ontvangst en taken

Een digitale receptie biedt daarin uitkomst. Bezoekers melden zich zelfstandig aan via een scherm, ontvangen automatisch een badge en jij krijgt direct een melding via e-mail, Teams of zelfs een (video)belletje. Is het bezoek wat vroeger of ben je even niet op je plek? Geen probleem, ook op afstand kun jij je bezoekers te woord staan zodat ze nooit onnodig hoeven te wachten.

Ook voor andere receptietaken is deze digitale oplossing verrassend handig. Denk aan het openen van deuren op afstand of het afhandelen van pakketbezorging. Je hoeft er niet naartoe, maar blijft toch in controle.

Gastvrij blijven zonder extra personeel

Een MKB+ in de consultancy stapte over op een digitale receptie nadat hun vaste receptioniste met pensioen ging. In plaats van een nieuwe medewerker in dienst te nemen, kozen ze voor een slimme receptie-oplossing. De ontvangst is nu volledig geautomatiseerd, maar voelt nog steeds persoonlijk dankzij het videobellen. Medewerkers ontvangen direct meldingen bij aankomst van een bezoeker. Het systeem wordt ook gebruikt voor de ontvangst van leveranciers en pakketbezorgers.

Voor medewerkers betekent dit rust en overzicht. Ze ontvangen een duidelijk signaal zodra hun bezoek of levering arriveert en kunnen dit afhandelen op de manier die zij willen.

Real-time overzicht voor veiligheid en registratie

Tegelijkertijd heb je als organisatie altijd inzicht in wie er binnen in het gebouw is. Handig voor veiligheid, BHV of simpelweg om te weten wie je straks op de werkvloer tegenkomt.

De praktijk laat zien: met een digitale receptie besparen organisaties op receptiekosten en maken tegelijkertijd een modern en gastvrij statement. Een investering die zich snel terugverdient en je werkprocessen gelijk slimmer maakt.