Jerry Mulder
Accountmanager AENC Audiovisual
Veel bedrijven en organisaties kampen met een gebrek aan vergaderruimtes. Tenminste, dat lijkt zo. Want als je goed kijkt wordt het probleem niet veroorzaakt door het aantal beschikbare ruimtes. Het probleem zit hem in de organisatie ervan. Wanneer organisaties gebruikmaken van FMIS wordt de optimalisatie van het systeem nogal eens overgeslagen. En dan ontstaan er problemen die je makkelijk kunt voorkomen.
Wat is FMIS?
FMIS staat voor Facility Management Information System. Als facilitair manager gebruik je zulke systemen om jouw organisaties te managen: van het onboarden van nieuwe medewerkers en het beheren van het onderhoud van gebouwen tot het boeken van vergaderruimtes en het reserveren van de catering. Een nuttige functionaliteit voor je bedrijf, vooral als je het weet te optimaliseren zodat al je systemen aan elkaar gekoppeld zijn.
De valkuil van FMIS
Voor veel bedrijven werkt FMIS echter alleen optimaal wanneer het gekoppeld is aan de andere systemen die de organisatie gebruikt. Want zonder die koppeling vereist FMIS dubbele handelingen… En die worden wel eens vergeten.
Misschien herken je het wel: een vergaderruimte wordt gereserveerd, de catering geboekt en de deelnemers uitgenodigd. Maanden, weken of dagen van te voren wordt iedereen via Outlook uitgenodigd en op de hoogte gebracht. Maar vlak voor het zo ver is, wordt de vergadering geannuleerd. Of uitgesteld. Of toch verplaatst naar een online videoconferentie.
De eigen agenda wordt aangepast, alle gebruikers krijgen een mailtje en ook zij passen hun agenda aan. Maar, wordt de reservering ook aangepast in FMIS? Of staat de catering nog geboekt en wordt de ruimte nog als bezet gezien? Helaas is dit scenario voor veel bedrijven werkelijkheid. En dat betekent dat een vergaderruimte onbenut blijft en de catering verspilde moeite is.
De krachten bundelen
Is het niet handiger om die systemen te optimaliseren, zodat met één handeling de hele keten op de hoogte gebracht wordt van een wijziging? Bijvoorbeeld wanneer de vergadering verplaatst wordt naar een later tijdstip, of een aantal deelnemers toch niet komt opdagen.
Is het niet makkelijker als gebruikers die handeling met één simpele actie kunnen wijzigen? En niet met verschillende systemen moeten werken, maar slechts met een uitbreiding voortborduren op een bestaand systeem, zoals Outlook.
Is het niet krachtiger als die tool beschikbaar wordt binnen een bekend systeem? Dat er een effectieve plugin wordt toegevoegd, zodat het gebruiksgemak nóg groter wordt. Zowel intern als extern.
Door de krachten van FMIS te bundelen met software zoals GoBright, optimaliseer je bestaande systemen met minimale handelingen. Want een uitgebreid functionaliteitenpakket leidt tot maximaal gebruiksgemak.
Beschikbaarheid visualiseren
Wil je de beschikbaarheid van je vergaderruimtes nog verder optimaliseren en visualiseren? Dat kan bijvoorbeeld met een display naast de vergaderruimte waarop de gebruiker zich met één druk op de knop aanmeldt. En door middel van slimme sensoring waarbij wordt gemeten of de gebruiker ook daadwerkelijk komt opdagen. Is er een no-show? Dan wordt de vergaderruimte weer vrijgegeven.
Als bijkomend voordeel zie je als facilitair manager meteen hoeveel ruimtes daadwerkelijk bezet zijn. Met die cijfers optimaliseer je het gebruik van je ruimtes, want misschien zijn er niet genoeg vergaderruimtes beschikbaar? Of juist te veel?
Uiteindelijk leidt het efficiënter omgaan met je vergaderruimtes tot blijere gebruikers. Want dankzij deze optimalisaties wordt het reserveren van ruimtes veel makkelijker. En wat dacht je van een uitbreiding waarmee je het aantal werkplekken bijhoudt door middel van sensoring? Handig als je naast de vergaderruimtes ook werkplekken wilt optimaliseren.
Heeft u interesse?
Vraag een adviesgesprek aan
