Onderdeel van het AENC Intelligent concept

“Duidelijkheid bij vergaderruimtes over de beschikbaarheid dankzij schermen GoBright”

ArtEZ Hogeschool voor de Kunsten is een hbo-instelling met locaties in Arnhem, Enschede en Zwolle. Ongeveer 3000 studenten volgen hier onderwijs voor beroepen waarin kunst, kennis en creativiteit centraal staan. Tevens heeft de hogeschool diverse ondersteunende afdelingen, waaronder de afdeling ICT. De ICT-afdeling bestaat uit 14 medewerkers. Eén van hen is Bert Kremer, hoofd ICT.

ICT is, net als op andere hogescholen, ook op ArtEZ Hogeschool voor de Kunsten van belang. “Het is eigenlijk onmisbaar. Alles is digitaal tegenwoordig, zowel voor studenten als voor docenten: de roosters, het inleveren van opdrachten, de mail en ga zo maar door. Per opleiding is het bij ons wel verschillend hoe afhankelijk men van ICT is. Een opleiding tot grafisch design heeft vanzelfsprekend veel meer met ICT te maken dan de studenten van de opleiding Dans”, aldus Bert Kremer.

In 2018 is er behoorlijk wat gewijzigd wat betreft de indeling van de ruimtes binnen de panden van de hogeschool in Arnhem. “Er zijn in die periode behoorlijk wat werknemers bijgekomen, terwijl we juist moesten indikken op het aantal werkplekken. Daardoor bleven er voor de medewerkers minder vergaderruimtes over dan voorheen.” Dit had tot gevolg dat ruimtes op bepaalde tijdstippen soms dubbel geboekt werden en er dan onduidelijkheid was wie de boeking als eerste had gedaan. “Dat werkt gewoon niet prettig. Het was van belang dat de ruimtes efficiënt gebruikt zouden worden en dat er duidelijkheid kwam over de beschikbaarheid.”

Op zoek naar een Room Booking oplossing

Vervolgens is Artez online op zoek gegaan naar een leverancier van ‘room reservation’ en zo kwam Artez bij AENC uit. “We hebben een offerte aangevraagd en ze zijn ook bij ons op gesprek geweest. Eén van de redenen dat we voor AENC hebben gekozen is de schappelijke prijzen die zij rekenen in tegenstelling tot andere bedrijven. Verder maakten ze een solide indruk op ons tijdens het kennismakingsgesprek.”

In de zomer van 2019 zijn er vervolgens GoBright-schermen gekocht, die bij de vergaderruimtes zijn opgehangen. “De levering door AENC verliep geheel volgens planning. Daarover zijn we zeker tevreden. Onze eigen netwerk- en systeembeheerders hebben alles geïnstalleerd en dat is allemaal erg vlot verlopen.”

GoBright en TOPdesk

Tevens heeft Scope4motion er met hun software voor gezorgd dat er een koppeling kwam tussen de GoBright-schermen, de Outlook agenda van de medewerkers en TOPdesk. TOPdesk is de service managementtool waarmee de helpdeskvragen van studenten en medewerkers gekanaliseerd worden. Zowel via de Outlook Agenda als via TOPdesk hebben medewerkers nu inzicht in de beschikbaarheid van de vergaderruimtes én kunnen zij een  beschikbare ruimte boeken.

De GoBright-schermen zijn nu een halfjaar in gebruik. “Ze bevallen ons erg goed. We hebben er nog geen problemen mee gehad.” Bert Kremer geeft aan dat het voldoet aan de verwachtingen, namelijk dat het duidelijkheid schept. Enerzijds in Outlook en TOPdesk, door de online toegang. En anderzijds hebben de medewerkers die duidelijkheid ook bij de ruimten zelf, dankzij de schermen. In één oogopslag is bij de ruimte zichtbaar of een ruimte gereserveerd is en zo ja door wie en tot hoe lang.

Sensoring

Inmiddels heeft men het GoBright-systeem iets uitgebreid. “We gaan nu ook in twee ruimtes sensoren plaatsen. Als er dan sprake is van een ‘no show’ en de sensoren 10 minuten na aanvang van de reservering geen beweging hebben gelokaliseerd, vervalt de reservering en gaat het scherm op groen. Dit is dan ook weer gekoppeld aan Outlook en TOPdesk, zodat de ruimte opnieuw gereserveerd kan worden.”

Bert Kremer zou AENC dan ook zeker aanbevelen. “Sterker nog, ik heb AENC vrij recent nog aanbevolen aan een andere hogeschool. De prijs-kwaliteit verhouding is gewoon erg goed, er is een fijne samenwerking en de manager heeft gedaan wat hij had beloofd. Dat is fijn zaken doen!”

“Ik heb AENC vrij recent nog aanbevolen aan een andere hogeschool. De prijs-kwaliteit verhouding is gewoon erg goed, er is een fijne samenwerking en de manager heeft gedaan wat hij had beloofd. Dat is fijn zaken doen!”

Bert Kremer

Hoofd ICT, ArtEZ Hogeschool

Wilt u meer weten over project ArtEZ Hogeschool?
Branche:ZakelijkEducatief

Ook interessant