Room Managers van GoBright en Evoko: we vergelijken ze voor u

Er zijn diverse room managers voor het zoeken en boeken van vergaderruimtes. We kunnen ons voorstellen dat dat lastig kiezen is voor u. We vergelijken twee belangrijke merken: de Room Manager van GoBright met de Evoko Liso Room Manager. We letten op de software, het reserveringssysteem, de interactieve displays, de extra hulpmiddelen en uitbreidingsmogelijkheden.

Het verschil tussen de Room Manager systemen

De twee Room Management systemen hebben beide hun eigen mogelijkheden. Grootste verschil: de Room Manager van GoBright maakt onderdeel uit van een grotere visie. GoBright heeft ook oplossingen om flexwerken en bezoekersregistraties effectief te managen. Dat allemaal binnen één softwareoplossing. Zo zijn diverse (nieuwe) manieren van werken binnen één platform eenvoudig te beheren.

De belangrijkste onderdelen hebben wij voor u op een rijtje gezet:

De software

GoBright Room Manager

Het Room Management systeem van GoBright is altijd bruikbaar. Via het internet of de Room Manager App is het portal veilig en eenvoudig te bereiken. Ook is het mogelijk om het systeem te integreren met de bestaande applicaties die u gebruikt, zoals Exchange, Outlook., Office 365, Google Calendar en G Suite.

Evoko’s Room Manager

Het Room Management Systeem van Evoko is ook te integreren met bestaande applicaties, zoals Outlook, Exchange, Office 365 en Google Apps for Business. Op deze manier kunnen gebruikers het systeem van Evoko altijd gebruiken. Het is te bereiken via de computer, tablet en smartphone. Ook beschikt het systeem over een App.

Het reserveringssysteem

GoBright Room Manager

Het zoeken en boeken van een vergaderruimte is zeer eenvoudig dankzij de GoBright App. Met deze App kunt u verschillende opties aangeven zoals de datum en tijd, het aantal personen, de voorzieningen van de zaal en de locatie. Na het aangeven van deze opties toont de App u gelijk de beschikbare mogelijkheden en kunt u uw vergadering inplannen. Ook heeft u inzicht in de planning van de vergaderruimtes.

Door de integratie met de bestaande applicaties wordt bij het reserveren van een vergaderruimte, de afspraak ook automatisch in uw agenda geplaatst en in die van genodigden. Als u, als organisator de vergadering annuleert, wordt de vergadering automatisch verwijderd uit het Room Management portal en alle agenda’s.

Evoko’s Room Manager

Het altijd en overal kunnen inboeken, annuleren of verlengen van een vergadering is mogelijk dankzij de integratie tussen het systeem en applicaties. Door middel van de ‘Get A Room’ App kan een werknemer een vergaderzaal boeken. Net zoals bij de Room Manager van GoBright kunnen gebruikers verschillende opties als datum en tijd, aantal personen, voorzieningen van de zaal en de locatie aangeven. Naast het wijzigen van afspraken, biedt het systeem ook inzicht in de planning van de vergaderruimtes.

Interactieve displays

GoBright Room Manager

Interactieve displays maken onderdeel uit van Room Management systeem van GoBright. Deze interactieve displays hangen voor alle vergaderruimtes. Door middel van LED verlichting geeft de display u informatie over de status van de ruimte. Groen staat voor vrij en rood staat voor bezet. Wanneer de ruimte bezet is kunt u via het interactieve display inzien hoe lang deze vergadering nog duurt. Ook is het ook mogelijk om de planningsagenda te bekijken.

Loopt uw vergadering iets uit en is de ruimte na de geplande tijd nog beschikbaar? Dan verlengt u uw reservering met één druk op de knop met een half uur. Bent u eerder klaar met vergaderen dan gedacht? Dan kunt u de ruimte weer beschikbaar stellen.

Evoko’s Room Manager

Net zoals bij de Room Manager van GoBright maken interactieve displays ook deel uit van het Room Management systeem van Evoko. Bij dit systeem is het ook mogelijk om inzicht te verkrijgen over de status van de vergaderruimtes door middel van LED verlichting. Deze informatie wordt automatisch getoond wanneer iemand in de buurt komt van het display. Als de ruimte bezet is, geeft het display aan hoe lang de vergadering nog duurt en wat de dichtstbijzijnde beschikbare ruimte is.

Is de vergaderruimte vrij en staat de LED verlichting op groen? Dan kan eenvoudig de status gewijzigd worden en gebruik worden gemaakt van de ruimte. Ook biedt het display de mogelijkheid om een ruimte weer vrij te geven of om juist de vergadering te verlengen.

Extra hulpmiddelen

GoBright Room Manager

Het melden van een storing is mogelijk met het systeem van de GoBright Room Manager. Doet bijvoorbeeld de airco het niet? Of is er een lamp stuk in de vergaderruimte. Dan geeft u dit eenvoudig door via het interactieve display en het komt bij de juiste persoon terecht. Ook zijn er diverse uitgebreide analysefuncties binnen het portal beschikbaar. Bezettingsgraad, het percentage reserveringen dat niet op komt dagen etc. etc. Zo kan het Room Management systeem optimaal worden gemonitord en geperfectioneerd.

Evoko’s Room Manager

De Evoko Liso biedt inzicht in de bezetting van de vergaderruimtes en ondersteunt bij het maken van beslissingen. Dit doet het programma door statistieken over de ruimtes te presenteren in het zogeheten ‘Evoko Home’. Daarnaast biedt de Evoko Home uitgebreide beheeropties en de mogelijkheid om rechten van personeel te beheren.

De uitbreidingsmogelijkheden

GoBright Room Manager

De Room Manager van GoBright biedt u verschillende uitbreidingsmogelijkheden. Het systeem kan worden uitgebreid met:

• Wayfinding: Geeft inzicht in welke richting de vergaderruimtes zijn, de huidige bezetting en aankomende vergaderingen. Bezoekers vinden hierdoor gemakkelijk hun weg door het gebouw.
• Catering en services: Biedt de mogelijkheid om voor, tijdens of na een vergadering gebruik te maken van de catering of service. Denk hierbij aan het boeken van een presentatiescherm of thee en koffie.
• Room Detection: Een bewegingssensor die reserveringen kan annuleren wanneer er geen beweging in de ruimte is. Of wanneer er geen reservering is geplaatst maar de bewegingssensor wel beweging herkent, wordt er automatisch een reservering aangemaakt in het systeem.

Naast de bovenstaande uitbreidingsmogelijkheden, introduceert GoBright binnenkort een Outlook plug-in. Een hulpmiddel die ervoor zorgt dat u alles kunt regelen vanuit uw Microsoft Outlook-agenda. Met behulp van de plug-in vindt u de vergaderruimte die geschikt is voor uw afspraak en regelt u alle benodigdheden wanneer u gebruik maakt van de catering en service uitbreidingsmogelijkheid. De outlook plug-in is geheel gratis en is een update van de GoBright Room Manager.

Evoko’s Room Manager

Net zoals de Room Manager van GoBright biedt de Evoko’s Liso ook uitbreidingsmogelijkheden. Echter worden de uitbreidingsmogelijkheden van Evoko in een geheel pakket aangeboden en zijn niet los van elkaar afneembaar. Het systeem kan worden uitgebreid met:

• Evoko Liso Calendar Add-on: De tool die gebruikers de mogelijkheid geeft om vanuit de Microsoft Outlook-agenda alles te regelen voor de vergadering. Waaronder het vinden van een geschikte ruimte of het regelen van apparatuur en catering. Daarnaast biedt het de mogelijkheid om bezoekers te voorzien van een route naar de vergaderzaal.