Wat is een huddle room?

Nieuws

Wat is een huddle room?

Huddle rooms worden steeds populairder. Maar wat is het nu precies? Een huddle room is een kleine vergaderruimte voor ongeveer 2 tot 6 personen. De ruimte is comfortabel ingericht, geschikt om snel ideeën uit te wisselen en constructief samen te werken. De naam ‘huddle’ is afkomstig van teamsporten als rugby en voetbal. Het staat voor een team dat tijdens een wedstrijd kort samenkomt om het verdere plan van aanpak te bespreken.

Wat zijn de voordelen van een huddle room?

Een huddle room biedt verschillende voordelen, zowel voor het bedrijf als voor de werknemers:

  • Verhoging van de productiviteit: Open kantoorafdelingen zijn vaak rumoerig. Dit heeft een negatief effect op de concentratie en productiviteit van medewerkers. In een huddle room kunnen kleine teams samenwerken zonder collega’s tot last te zijn en zelf onderbroken te worden.
  • Persoonlijker contact: Collega’s die op afstand samenwerken door middel van videobellen geven de voorkeur aan een huddle room. Het is een kleine ruimte waar de webcam dichtbij staat en die snel operationeel is. Hierdoor is het voor medewerkers makkelijker om contact te leggen en face-to-face deel te nemen aan het overleg.
  • Optimaal gebruik van ruimte: Huddle rooms zijn kleinere ruimtes en nemen minder oppervlakte in beslag. Hierdoor kan het kantooroppervlak in een gebouw efficiënter benut worden.
  • Bespaar kosten: Grote vergaderzalen en boardrooms worden vaak luxe en met verschillende oplossingen ingericht. Veel van deze apparatuur is niet nodig in huddle rooms en dat bespaart dus kosten. Daarnaast neemt een huddle room minder dure kantoorvloer in beslag.

Waar bestaat een huddle room uit?

Voor de inrichting van een huddle room is weinig nodig. Er zijn slechts 5 dingen onmisbaar in een huddle room:

  • Een kleine tafel: Waaraan meerdere medewerkers kunnen staan of zitten. Iedereen moet de mogelijkheid hebben om de laptop neer te zetten. Zorg voor extra flexibiliteit door de tafel te voorzien van verbindingsmogelijkheden.
  • Comfortabele stoelen: Het is voor medewerkers lastig om de aandacht te houden op de vergadering wanneer de stoel niet lekker zit. Denk ook na of u gasten wilt ontvangen in de huddle rooms. Degelijke stoelen hebben een betere en professionelere uitstraling.
  • Een (interactief) whiteboard: Medewerkers moeten ideeën kunnen opschrijven of een mindmap kunnen maken. De digitalisering zorgt ervoor dat we steeds vaker pen en papier vergeten mee te nemen. Door aantekeningen te kunnen maken op een whiteboard en na afloop een foto te maken, kunnen de aantekeningen makkelijk worden gedeeld binnen het team. Een interactief whiteboard maakt het nog gemakkelijker; hiermee kunt u de aantekeningen digitaal vastleggen en delen.
  • Technologie voor videovergadering: Huddle rooms zijn zeer geschikt voor videovergaderingen. Met de juiste tools kunt u snel schakelen en hoeft u niet eindeloos verschillende pogingen te doen om contact te krijgen. Om de videovergadering in goede banen te leiden zijn een luidspreker, een microfoon, een webcam en software nodig.
  • Een presentatiescherm: Wanneer u een videovergadering of een presentatie wilt openen hoeft u voortaan niet meer achter een laptopscherm te kruipen. Maak het gebruikers van de huddle room gemakkelijk door ze de mogelijkheid te bieden om hun scherm te delen met een groot beeldscherm in de ruimte. Dit vergroot tevens de betrokkenheid van deelnemers.
     

Reserveringssoftware om het maximale uit de huddle rooms te halen

Huddle rooms worden veelal gebruikt voor korte meetings met een klein aantal personen. Vaak willen meerdere teams binnen de organisatie dan ook maar al te graag gebruikmaken van de huddle rooms. Om het maximale rendement uit de kleine vergaderruimtes te halen en dubbele boekingen te voorkomen is goede reserveringssoftware essentieel.

Inzicht in de planning van de huddle rooms met de Room Manager

De room manager van GoBright biedt dan ook de oplossing. Met het systeem kunt u eenvoudig de huddle room reserveren en genodigden een uitnodiging sturen. De nieuwe uitbreiding op het systeem, de GoBright Control, is uniek voor huddle rooms en geeft een beter inzicht in de planning van de ruimtes. Zo wordt er niet alleen buiten de ruimte, maar ook binnen de ruimte een display geplaatst. Ideaal om in te zien wanneer uw vergadering afloopt. Daarnaast zijn de basisfuncties van het presentatiescherm via het display te bedienen.