Wat is Room Management?

Room management is onmisbaar binnen uw organisatie. Maar wat is het nu precies? Room management is een systeem wat u helpt de inzet van uw vergaderzalen te optimaliseren. Medewerkers van de organisatie kunnen zelf online ruimtes reserveren. De facilitaire afdeling krijgt op deze manier inzicht in de bezettingsgraden en no shows.

Medewerkers kunnen zelf een vergaderzaal reserveren

Met het reserveringssysteem voor de vergaderzalen kunnen medewerkers zelf een reservering plaatsen. Dit kan via Outlook, de GoBright App of het interactieve display bij de vergaderzaal. Bij het plaatsen van de reservering via de app kunt u verschillende opties aangeven. Zoals de datum en tijd, het aantal personen en de voorzieningen van de ruimte. Vervolgens worden de beschikbare vergaderzalen getoond en kunt u uw reservering afronden.

De afspraak wordt automatisch in de agenda’s geplaatst

Omdat het systeem geïntegreerd is met is uw bestaande applicaties, wordt na het plaatsen van de reservering de afspraak automatisch in uw agenda en in die van genodigden geplaatst. Inclusief bijbehorende informatie. Annuleert u de vergadering? Dan wordt deze automatisch uit het room management systeem en de agenda’s verwijderd.

Interactieve displays bij de ruimtes om de planning in te zien

Wanneer u kiest voor ons room management systeem, worden bij al uw vergaderzalen interactieve displays geplaatst. Deze displays geven met LED verlichting de status van de ruimte aan. Groen is vrij en rood is bezet. Is de ruimte bezet? Dan kun je via het display zien hoelang de vergadering nog duurt. Ook is het mogelijk om de planning van de ruimte in te zien en een reservering te plaatsen.

Verleng uw reservering met een druk op de knop via het display

Loopt uw vergadering uit en is de ruimte na de geplande tijd nog beschikbaar? Dan kunt u via het interactieve display met één druk op de knop uw reservering verlengen met 30 minuten. Is uw vergadering eerder afgelopen dan verwacht? Dan kunt u via het display ook de vergaderzaal weer vrijstellen.

De onbegrensde mogelijkheden van room management

Room management biedt u vrijwel onbegrensde mogelijkheden. Zo kunt u een storing melden via het systeem. Doet bijvoorbeeld de beamer het niet in de vergaderzaal? Dan kunt u dit via het interactieve display melden en het komt bij de juiste persoon terecht. Ook is de room manager voorzien van uitgebreide analysefuncties. Het kan u inzicht geven in de bezettingsgraad, de gemiddelde duur van een vergadering en ga zo maar door.

Uitbreidingsmogelijkheden voor een nog completere oplossing

Maak van het systeem een nog completere room management oplossing met de volgende uitbreidingsmogelijkheden:

• Control: Zodra uw vergadering start, wordt het presentatiescherm in de ruimte automatisch aangezet en de ingestelde input geselecteerd. Ook geeft het display in de ruimte aan wanneer uw vergadering afloopt.
• Catering & Services: Maak voor, tijdens of na de vergadering gebruik van catering of service. Boek eenvoudig een presentatiescherm of laat koffie en thee verzorgen.
• Wayfinding: Toont informatie over in welke vergaderzaal het overleg is, de huidige bezetting van de ruimtes en aankomende vergaderingen. Het helpt bezoekers in hun weg door het gebouw.
• Room Detection: Een bewegingssensor in de vergaderzalen. Het systeem kan een reservering annuleren wanneer er geen beweging is. Of een reservering aanmaken als er beweging is in de ruimte zonder reservering.